Cada modalidad de adquisición que tiene el Estado tiene diferentes requisitos, plazos y propósitos existen errores que se comenten y que son los más comunes, sin importar la modalidad en la que se está ofertando. Por lo que a continuación hacemos mención de los 5 errores en los que más se incurre:
Tabla de contenido
1. No fijarse en el plazo para presentación de ofertas
El plazo para presentación de ofertas varía según la modalidad en la que se esté ofertando, por ejemplo en las Compras Directas el plazo entre la publicación del evento y la presentación de ofertas debe de mediar mínimo 1 día hábil.
En el portal de Guatecompras siempre se publica la fecha de presentación de ofertas y fecha cierre de recepción de ofertas, entre ambas existe una diferencia de 30 minutos, una vez transcurridos ese tiempo la recepción de ofertas se habrá cerrado.
Es muy importante tener claro esto, toda vez que vencido el plazo no se podrá ofertar y por lo tanto habremos perdido la oportunidad de proveerle al Estado.
2. No leer completas las bases
Las bases son el documento que establece las reglas del evento por lo tanto es uno de los documentos más importantes.
Lamentablemente no existe un formato unificado para que todas las entidades que están sujetas a la Ley de Contrataciones realicen las bases del evento, esto complica un poco la participación toda vez que no todos establecen los requisitos en un mismo orden.
Es por esta razón que es importante leer completamente el documento de bases sin importar si ya contamos con años de experiencia en el ámbito.
3. No dar seguimiento al evento
Nuestro trabajo no termina en la presentación de ofertas, al contrario continúa y es un poco más difícil porque normalmente presentamos más de 1 oferta al día y dar seguimiento a todos los eventos en los que se participa parece casi una tarea imposible.
El portal de Guatecompras cuenta con la opción de “dar seguimiento” en la que al suscribirse envía alertas al correo registrado sobre todo lo que suceda, notifica si se adjudica, si publican requerimientos, etc. Es de vital importancia dar seguimiento a los eventos ya que a veces por no hacerlo se puede quedar descalificado por no percatarnos requerimientos de documentación complementaria, muestras o corrección de papelería presentada.
4.No realizar la actualización o precalificación con tiempo en el RGAE
El portal del RGAE está vinculado con Guatecompras y es muy importante estar actualizado ya que en caso de no hacerlo con un tiempo prudencial y al no tener una respuesta favorable podríamos dejar de estar inscritos y en consecuencia no podríamos ofertar en ningún tipo de modalidad de adquisición.
5. No contar con un equipo especializado
A veces, cuando ya hemos sido proveedores del Estado por muchos años consideramos que no es necesario contar con un equipo, sin embargo, el mundo de las adquisiciones del Estado está en constante cambio y avances.
Es por esta razón que es de vital importancia tener un equipo de profesionales especializados en el tema, para poder estar actualizado e informados en el tema que nos asesore, nos apoye e incluso nos guié en las vías legales para defendernos.
